Registro Nacional de Bases de Datos

Autor: Yeinni Ceferino

Septiembre 27, 2018

El Estado Colombiano desarrolló el derecho Constitucional que toda persona tiene de conocer, actualizar y rectificar la información personal, mediante la ley estatutaria 1581 de 2012, adoptando medidas de protección para los datos personales. Así mismo, con la expedición del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Capítulos 25 y 26, se dispusieron las reglas generales para la protección de los datos personales y la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos, en adelante RNBD. Y, con la entrada en vigor del Decreto 090 del 18 de enero de 2018, el Gobierno Nacional modificó el ámbito de aplicación del Registro Nacional de Bases de Datos y prorrogó el plazo para la inscripción de las bases de datos.

¿Qué es el Registro Nacional de Bases de Datos?

Es el directorio público, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de los datos personales, que contiene la información de la existencia de todas las bases de datos de información personal sujetas a tratamiento; entiéndase por tratamiento cualquier actividad que se realice con la información personal como eliminar, consultar, almacenar, recolectar, etc.

¿Quiénes están obligados a registrar sus bases de datos?

Inicialmente el Gobierno Nacional estableció que las personas naturales y jurídicas ubicadas en territorio nacional debían registrar las bases de datos que dispusieran de información personal e, incluso, las sociedades situadas fuera del territorio colombiano en las que el responsable o encargado del tratamiento de las bases de datos le fueran aplicables la normativa nacional en virtud de tratados internacionales, también les era aplicable dicha obligación. Al no tener un resultado satisfactorio en el registro de las bases de datos, mediante el Decreto 090 del 18 de enero de 2018, se modificó el ámbito de aplicación y el plazo para realizar la inscripción. Bajo esta nueva directriz, los sujetos obligados a realizar la inscripción de sus bases de datos en el RNBD son las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100 mil UVT y las personas jurídicas de naturaleza públicas; sin embargo, aquellas sociedades y entidades que no están obligadas a registrar sus bases de datos sí deben aplicar y tomar las medidas dispuestas en el régimen general de protección de bases de datos.


¿Cuándo deben realizar el registro en el RNBD?

Las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 610.000 UVT deberán realizar el registro hasta el 30 de septiembre de 2018. Aquellas sociedades con activos superiores a 100.000 y hasta 610.000 UVT deberán hacerlo hasta el 30 de noviembre de 2018 y, finalmente, las personas jurídicas de naturaleza pública tendrán tiempo, a más tardar, el 31 de enero de 2019. Las bases de datos que se creen posteriormente deberán registrarse dentro de los dos meses siguientes contados desde su creación.

¿Qué se debe tener en cuenta para inscribir las bases de datos en el RNBD?

Se debe identificar las bases de datos que contengan información personal sujeta a tratamiento, que estén disponibles en medios físicos o digitales; contar con las autorizaciones previas, expresas e informadas de cada titular de la información recolectada; determinar el responsable y el encargado del tratamiento de las bases de datos; los canales para que el titular de la información pueda ejercer sus derechos; y, finalmente, crear el manual de tratamiento de bases de datos y las políticas de tratamiento de la información.